Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche in den Bereichen Buchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Steuern, Mahnung, Vollstreckung, Kasse und Haushalt der Gemeinde Fraureuth verarbeitet werden. Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Kennnummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.
Persönliche Informationen und personenbezogene Daten
Die Gemeinde Fraureuth erhebt, verarbeitet und archiviert Informationen (sowohl in Papierformat als auch in digitaler Form).
Zu diesen Daten können gehören:
- Stammdaten von Privatpersonen, Firmen und Behörden (Namen, Anschrift, Kassenzeichen)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer (bei Firmen))
- Zahlungsrelevante Daten (Bankverbindung, Rechnungen/Kostenbescheide)
- Abrechnungsdaten (Bankverbindung bei vorliegender Einzugsermächtigung)
Zwecke der Erhebung und Verarbeitung
Die Gemeinde Fraureuth erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung von vertraglichen und rechtlichen Zahlungsvorgängen der Gemeinde Fraureuth.
Dazu gehören:
- Lohn- und Gehaltsbuchungen und Überweisungen
- Überweisung und Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kostenbescheiden
- Beitreibung von Forderungen der Gemeinde Fraureuth (Mahnung und Vollstreckung)
- Erstellung von Bilanzen und Steuererklärungen und gesetzlich vorgeschriebenen Vorgängen
- Erstellen von Spendenbescheinigungen
- Erhebung von Realsteuern
Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitung mit den Zwecken der Zahlungs- und Buchungsvorgänge vereinbar ist. Wir werden Sie, vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten, über diese Verarbeitung informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung hierzu einholen.
Ihre Datenschutzrechte
Ihre Datenschutzrechte sind in Kapitel III (Art. 12 ff.) der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. Nach diesen Vorschriften haben Sie ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.
Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Sollten Daten unrichtig sein oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.
Sollten sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben, können Sie, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist, einer Verarbeitung widersprechen. Wir werden in einem solchen Fall Ihre Daten nur dann verarbeiten, wenn hierfür besondere zwingende Interessen bestehen.
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte die Gemeinde Fraureuth oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung von Zahlvorgängen in der Gemeinde Fraureuth ist die Erfüllung von Verpflichtungen aus Kaufverträgen, Vertragsverhältnissen und gesetzlichen Vorschiften. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 b) und c) DSGVO.
Erhoben und verarbeitet werden hierfür Daten nur, soweit dies für die Erfüllung von rechtlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Soweit eventuell weitere Daten nicht unmittelbar für die Durchführung des Betreuungsvertrages erforderlich sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse der Gemeinde gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
Ein berechtigtes Interesse kann sich z. B. aus internen Organisations- und Verwaltungszwecken, zum Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte der Gemeinde sowie der Datenverarbeitungsanlagen und Daten ergeben. Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegt.
Im Einzelfall können wir auch Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen.
Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen, soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Aus einer Nichteinwilligung oder einem eventuellen späteren Widerruf einer Einwilligung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.
Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Gemeinde Fraureuth an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Ihre persönlichen Daten werden an externe Stellen nur insoweit übermittelt oder offenbart, als dies durch eine Rechtsnorm vorgeschrieben oder zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist oder aufseiten von der Gemeinde Fraureuth oder einer externen Stelle ein berechtigtes Interesse im o. g. Sinn besteht und die Übermittlung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zulässig ist.
Es können z.B. folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
- von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DSGVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Buchhaltung und Controlling, Datenvernichtung, Kundenverwaltung, Marketing, Kreditinstitute
- öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt
- Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen)
- sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Ihre persönlichen Daten und Informationen können von der Gemeinde Fraureuth auch Bevollmächtigten und Auftragnehmern, die für uns eine Dienstleistung erbringen, einschließlich Versicherern und Beratern, für berechtigte Zwecke offengelegt werden, soweit hierzu im Einzelfall nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften eine Erlaubnis besteht. Sollte dafür Ihre Einwilligung oder eine gesonderte Unterrichtung erforderlich sein, werden wir vorher Ihre Einwilligung einholen bzw. Sie rechtzeitig vorher darüber unterrichten.
Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung an Drittländer findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten
Die zuständige Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind:
Gemeinde Fraureuth
Kämmerei
Hauptstraße 94
08427 Fraureuth
Die personenbezogenen Daten werden in Finanzdatenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet. Die technische Installation ist so gestaltet, dass nur ein eng gefasster Kreis von befugten Personen zugriffsberechtigt ist und jeder sonstige Zugriff oder sonstige Kenntnisnahme der Daten nach dem Stand der Technik ausgeschlossen ist. Zusätzlich werden Papierakten geführt, welche verschlossen aufbewahrt werden und auf welche nur befugte Personen Zugriff haben.
Verantwortlicher der Gemeinde Fraureuth nach der Datenschutzgrundverordnung:
Bürgermeister der Gemeinde Fraureuth
Herr Matthias Topitsch
Hauptstraße 94
08427 Fraureuth
Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an die Kämmerei der Gemeinde Fraureuth wenden. Sie können sich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder an die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden.
Datenschutzbeauftragte für die Gemeinde Fraureuth:
Frau Zuleger, Fabrikgelände 12, 08427 Fraureuth
Tel: 03761 189041,
Aufsichtsbehörde für den Datenschutz:
Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Bernhard-von-Lindenau-Platz 1, 01067 Dresden
Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange sie für Zahlungs- und Buchführungsrelevante Vorgänge in der Gemeinde Fraureuth notwendig und erforderlich sind oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.
